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新入社員の教育係になった人必見!心構えやコツまとめ【嫌がらないで】

新入社員を迎え入れると、各種研修を行わなくてはいけません。
皆さんがその教育係に選ばれることもあるかと思いますが、新人研修は非常に骨の折れる仕事です。
その分不安も大きいかもしれませんが、新入社員の教育は重要性も高い役割です。

しかし、以下の新人研修における心構えを覚えておけば、余裕を持って教育を行えるでしょう。

新人教育係の目的

新人教育係の目的

新人の職場への順応と基本レベルの向上をサポートする

当たり前のことですが、新人は仕事以前に会社組織についての知識も持っていませんし、仕事に関する知識もありません。

そこで、短期間のうちに社会人として、また担当者としての基礎的なことを教え込むために教育係は存在しています。
教育係を付けるメリットは、研修など机上の話ではなく、日々の業務の中で生まれた疑問や課題に対して教育することができるので、新人にとっては研修などに比べて具体的に感じることができます。

また、教育係と新人が双方向でやりとりできるため、新人ごとに個別に対応することできるのがメリットです。

教育係自身のレベルアップ

一般的に教育係は、入社(入庁)して2,3年目の先輩が担当することが多いと思います。

日々の業務がそれなりにできるようになったという自信があっても、人から聞かれると適切な回答ができないという経験は誰にでもあるかと思います。
2,3年目の先輩社員(職員)が担当することで、業務や組織についての基礎を教育係自身もおさらいすることができるのです。

また、新人を率いるという疑似的に部下を持つ感覚を持たせることで、教育係自身が上司との関係性について考え直すチャンスでもあります。

新人教育係の4つの心構え

新人教育の心構え
新人教育係の目的を理解したうえで、次の4つの心構えを持って新人教育すると双方にとって効果的です。

【その1】自分と他人の違いを理解する

新入社員が思ったように仕事ができなかったり、中々覚えてくれないことも珍しくはありません。
そのような時はついイライラしてしまうでしょうが、そこはぐっと堪える必要があります。

何故なら、自分にはできることであっても、他人にはとってはそうとも限らないからです。

人はそれぞれ個性があるとともに、得手不得手があります。
皆さんも苦手な仕事や分野はあるかと思いますが、新入社員にとってもそれは同じです。
得意な業務もあれば、逆に苦手意識を持ったり、中々上手くいかない業務もあるのです。

このような自分と他人の違いを理解することは、新入社員教育における最重要ポイントといえます。
自分のやり方や考え、ペースを押し付ける方もいますが、それは大きな間違いです。
中々仕事を覚えなくても、誰しも苦手意識があるということを理解して教育にあたりましょう。

【その2】フォローの重要性

新入社員は、まだ右も左も分からないような状態、といっても過言ではありません。
業務上で何らかのミスをすることも珍しいものではないでしょう。

しかし、そのミスが影響して新入社員が凹んだり、ミスを引きずってしまう可能性もあります。
そのような時はすかさずフォローを入れ、モチベーションをアップさせるようにしましょう。

フォローやケアはとても重要です。
新入社員は、研修などを通じて仕事を徐々に覚えていき、行く行くは組織を担う人材となる可能性を秘めています。

ただ、ミスなどを引きずると業務に支障が出るほか、仕事の覚えにも影響が出てしまうのです。
何のフォローも入れないとメンタルがやられてしまい、離職へ繋がるおそれもあります。

入社したての頃は誰もが小さなミスを気にするものです。
自分が新入社員を教育する立場になったら、適切にフォロー・ケアすることを意識しましょう。

どんどん仕事を覚えるようになりますし、新入社員との信頼関係も深まります。

【その3】注意時や叱る際には要注意

新人教育といえども、時には注意したり、叱らなければいけない場面も出てくるでしょう。
しかし、誰にでも同じ方法で注意・叱ることは絶対に避けましょう。

新入社員を注意する時などは、各個人の性格に合わせた対応を行わなくてはいけません。
全員同じ注意の仕方では、ほとんど意味をなさない場合もあるのです。
逆に効きすぎてしまい、離職に繋がる危険もあるので注意しましょう。

例えばプライドの高い新人と、メンタル的に凹みやすい新人が居た場合、それぞれ異なる方法で注意する必要があります。
前者の場合は少しきつく、後者は注意と同時にフォローを入れることも必要になるでしょう。

注意や叱り方を使い分けるには、各社員の性格を把握することが求められます。
研修を通じてどんな人物か把握し、それぞれに合わせた方法で注意したり叱るようにしましょう。

【その4】自分1人で抱え込まない

初めて新入社員の教育係になると、様々な悩みが出てくるかと思います。
思うようにいかないことも多々ありますが、一人で抱え込むことだけは避けましょう。

一人で抱え込んでも良いことはありませんし、何の解決にもなりません。

時には上司へ相談したり、同僚や同じ部署の人達に手伝ってもらいましょう。
教育する人が変われば教育方法も変わるため、最適な解決策が見つかる場合もあります。

手伝って貰えそうにない時は、過去に教育担当を経験した人にアドバイスを貰うのもおすすめです。
アドバイスの内容を教育方針へフィードバックし、新入社員教育へ活かしていきましょう。

新人に絶対に伝えておきたいことは「メモ」をとること

メモを取る習慣
メモは一時的に重要事項などを記しておくためのものです。
しかし、仕事に慣れるとメモを取る機会がめっきり減るか、スマートフォンなどへ入力して終わるケースが多いかと思います。

メモを取るのは面倒ですが、メモを取ることで先輩や上司へ同じことを聞く必要がなくなりますよね。

「他人の時間を奪う」ということがいかに失礼なことかを教育するためにもメモを取ることを推奨しましょう。

メモは新人だけのものではない

入社したばかりの頃は、覚えることが非常に多いためか、メモを取る社員が決して少なくありません。
新人研修などで大切なポイントをメモしたり、忘れないよう記入する光景も珍しいものではないでしょう。

一方、仕事に慣れてくるとメモを取る機会が減るのも実情です。
これについては、メモは新入社員が取るもの、と考える方が少なくないことが理由として挙げられます。

しかし、本当にそれで良いのでしょうか?
仕事に慣れてきたからと言っても、メモを取り忘れると重要な内容を失念してしまう可能性もあります。

逆に仕事に慣れているからこそ、メモを取るようにしてはいかがでしょうか。
業務の効率を上げるだけでなく、多くのメリットをもたらしてくれるでしょう。

ビジネスマンが適宜メモを取るメリット

ビジネスマンがメモを取ることで、以下のようなメリットが受けられます。

情報を共有できる

メモを取っておけば、その内容を他の社員と共有することが可能です。
逆にメモを取っていないと口頭での説明となり、内容の信憑性が低くなります。
取引先との大事な商談や会議の内容は、適宜メモする癖を付けておきましょう。

後から整理できる

メモの利点は、後から自由に整理ができる点です。
いつでも要点をまとめて清書したり、資料に落とし込んだりできるたでしょう。
メモを取る時には余裕がなくても、整理しながら内容を頭へ叩き込むことも可能です。

重要な内容も忘れずに済む

もし会議などの重要な内容を忘れてしまうと、後々に悪影響が及んでしまうでしょう。
他の社員へ再確認する必要が出てくるなど、余計な手間と時間が生じてしまいます。
しかし、メモを残しておけば、重要な内容であっても忘れずに済みます。
記憶ではなく、記録として残せる点は、他に代えがたいメリットと言えるでしょう。

内容を振り返ることができる

もし内容を忘れてしまったとしても、メモさえあれば後から振り返ることが可能です。
いつでも確認できますので、些細な内容でもメモを取ることが重要です。

信頼性を高められる

実はメモを取る行為は、自分自身の信頼性を高められるメリットがあります。
特に相手が取引先などであれば、安心させることもできるのです。
逆にメモを取らないと、相手に疑念や不安を抱かれてしまう場合があります。

仕事に活かしやすいメモの取り方をマスター

問題はメモの取り方ですが、以下の点を意識してみましょう。

ペンで色分けする

メモを取る時は色分けすることをおすすめします。
黒いボールペンのみで書いてしまうと、需要な点を見落とす可能性があるため、最低2色使い分けましょう。

箇条書きにする

メモに規定のフォーマットは無く、自分の思い通りに書いても問題ありません。
しかし、内容の理解度や見やすさなどに影響するため、箇条書きする癖を付けておくと良いでしょう。

要点と重要な内容だけ記入する

後からメモを読み返した時、内容が理解できないと意味がありません。
重要性が低いものなど余計な内容は省き、要点や重要事項のみをメモするようにしましょう。

気付いたことは一言書いておく

メモを見返した時、後から何か気が付くこともあるかと思います。
もし気付いたことがあれば一言コメントを書き、今後清書する時などに役立てましょう。

図形も活用する

メモを取る時は文字が主体になりますが、却って見づらくなる場合もあります。
少しでも視認性を上げるために、場合によっては○や△・×など、簡単な記号も活用しましょう。

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