今やビジネスにおいてメールは欠かせないツールとなりました。
社内外とやり取りする際ために必須であり、コスト削減や時間短縮など様々な恩恵をもたらしてくれます。
しかし、メールも使い方次第では業務の足かせとなり、余計なロスを生じてしまうこともあります。
また、今日ではメール以外にも多くのコミュニケーションツールが登場しています。
ここでは、電話やメールの使い分けや新たなツールを紹介していきます。
メールがないと業務が成り立たないわけではない
インターネットの回線速度が遅い時代の連絡ツールといえばメールが主流でした。
しかし、今はタスクの管理やファイルの送受信、連絡などができる様々なツールが使われています。
こうしたツールの活用は業務の円滑化を図れるだけでなく、社員同士のコミュニケーションにも活用できるのです。
では、メールが無くても問題ないかと言うと、実際はそうでもありません。
社員同士のやり取りならメールが一番手軽ですし、各種ツールに使い慣れないと業務効率も下がってしまいます。
取引先や社外への連絡では、今もメールの活用は有効であり、欠かせないツールなのです。
いずれにせよ、メールと各種ツールは使い分けが必要と言えるでしょう。
個人への簡単な連絡ならメール、組織や部署内で共有したい内容はツールのように、工夫次第で様々な使い方ができます。
全部ツール任せにせず、メールや電話を使い分けて活用することがビジネス効率を上げるコツです。
電話で済む問題は電話を活用
インターネット全盛の今日であっても電話を活用する場面は多いです。
メールが電話よりも優れている点はコストと言われていましたが、IP電話などの登場でコストは以前よりは気にならないものになっています。
とはいえ、電話は通話時間に応じて通話料が発生するため、長電話になるとコストも膨れ上がってしまいます。
メールなら通信料がほぼ無視できるため、コスト云々は気にせずに済むという利点がありますが、メールは相手が確認するまでに時間がかかったり、入力する手間が必要です。
このため、内容によっては電話でで済ませたほうスピーディです。
コストは多少増えますが、伝達事項をすぐに伝えられる点が電話の強みです。
他にも、顧客と直接会話することで相手の心理を読み取りやすいなど、感情にアプローチすることができるのも大きな利点です。
若い人の中には電話を敬遠してしまう人もいますが、メール対応だけでは顧客の印象を悪くしている可能性があることも知っておきましょう。
社内メール改革で効率化
社内メールの文章が長くなっていませんか？
文面を丁寧にしようとするあまり、内容が冗長になってしまうパターンは珍しくありません。
しかし、社内メールはそこまで丁寧にする必要がなく、要件さえ伝われば問題はないのです。
例えば「お世話になっております」などの前置きや、挨拶は社内メールに必要ありません。
社内で共有するメールには不要であり、結局は無駄にしかならないのです。
このような無駄な文章を省くことで、業務効率を上げることが可能です。
わずか数行とは言っても、文章をタイピングする時間とメールを読む時間を省けるため、徐々に効果が現れてくるでしょう。
もし社内で同様のメールを送付しているなら、思い切って見直してみることをおすすめします。
フォルダの有効活用できてこそ優秀なビジネスマンになれる
メールボックスのイメージ
業務で利用するメールアドレスには、毎日多数のメールが届きます。
しかし、受信メールを管理できていないと、メールを探すだけで余計な時間を取ってしまうでしょう。
メールをスムーズに確認するためには、フォルダ分けを活用すべきです。
メールのフォルダ分けは基本中の基本であり、ビジネス効率を加速するためにも必須のファクターです。
ドメインあるいはアドレスごとに分けたり、取引先や部署ごとに分類したほうが管理が非常に楽になります。
例えば取引先のA社とB社のメールを同じフォルダで管理するよりも、仕分けたほうが分かりやすくなり、確認なども簡単に行なえます。
社内メールも同様で、担当者や部署ごとに分類管理するのが望ましいでしょう。
メールをフォルダ分けすることが優秀なビジネスパーソンの証です。
一括管理しているなら、早急にメールソフトの設定を変更しましょう。
チャットアプリを活用することも検討する
現在は社内で使える様々なコミュニケーションツール・サービスが普及しています。
導入している企業も多いと思いますが、個人間やプロジェクト内でやり取りする際に便利なのがチャットアプリです。
導入コストが非常に安く、様々な端末で利用できる点がメリットとなっています。
チャットアプリはオンラインでリアルタイムにメッセージやファイルを送れるほか、タスク管理にも使用することができます。
全てがオンライン上で完結するため、インターネットへ接続できる環境ならどこからでもアクセス可能です。
パソコンはもちろん、外出先ならスマートフォンやタブレットからメッセージのチェックなどを行えます。
チャットアプリを利用すれば、メール以上に業務を効率化できる可能性があります。
昨今の地方自治体内のネットワークシステムの仕様上、セキュリティ面でインターネット経由のツールの使用は現実的ではないかもしれませんが、どんなツールが便利なのか知っておいて損はありません。
おすすめの人気のコミュニケーションツール
現在は多数のビジネス向けサービス・ツールが提供されています。
どれを使うか悩むところですが、以下に挙げる6つはいずれもビジネス効率を加速するツールです。
・LINE
日本で最も普及しているコミュニケーションツールとも言えるのがLINEです。
特にプライベートでの利用が盛んですが、ビジネスにおいても人気の高いツールになっています。
プライベート利用に使われることが多いため、ビジネスで使うのに抵抗があるという人も多いです。
・Skype
ビジネス向きのツールならSkypeも挙げられます。
Skypeは古くからあるチャットツールですが、主に電話や小規模テレビ・ビデオ会議での利用に適しています。
様々な端末で使えるため、社外からも簡単に利用できます。
・チャットワーク
ビジネスに特化しているツールがチャットワークです。
チャットワークは個人・法人いずれも利用が盛んなツールで、手頃な料金プランが特徴になっています。
チャットでのやり取りやタスク管理、ファイルの送受信などビジネス向きの機能が豊富で、一部外部ツールとの連携もできます。
・Slack
Slackは世界的に有名なビジネスチャットツールです。
大手での導入も行われており、様々なSNSや外部サービスとの連携ができます。
連携次第で多様な使い方ができますが、特に社員感のコミュニケーションに適した作りになっています。
・InCircle
小規模な組織・プロジェクト向きのツールがInCircleです。
コスト面に優れており、低いコストで導入できる点が強みになっています。
シンプルな反面、セキュリティ面の評価が高く、大手企業での採用実績が多数あります。
・WowTalk
大規模な組織での利用に適しているのがWowTalkです。
直感的なデザインが特徴で、タイムラインやファイルの送受信、グループ会議など豊富な機能が揃っています。
設定面も優れており、各企業などに合わせたカスタマイズが可能です。
仕事における連絡ツール活用の未来を予測する
現在では数え切れないほどのビジネス向け連絡ツールが存在します。
そのほとんどがクラウドを利用しており、端末を問わずにアクセスできることが利点となっています。
今後も同様の傾向が続くと考えられますが、サービスが増えるとともに淘汰されていくと予想できます。
そう考えると、今後もし導入するならサービスの継続性も考慮しなくてはいけません。
各種ツールは導入コストが掛かりますが、将来も考え、投資に見合っているか判断することが大切になるでしょう。
また、同時にセキュリティ面から運用上にも注意が必要になることにも注意が必要ですね。