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仕事の効率化にはコミュニケーションが必要




生活・ビジネス

仕事の生産性を上げるにはコミュニケーションが重要という話

ビジネスを加速させるうえで、考慮しなくてはいけないのが生産性です。
社員一人ひとりの生産性が高まることで、初めて仕事の効率化が可能になります。
しかし、様々な方法がありますが、間違った手段を実践しても効率が悪くなってしまうだけです。

結論からお伝えすると、仕事場のコミュニケーションを図ることで良い流れが生まれ、結果的に仕事の生産性を上げることができるんです。

コミュニケーション不足が招く職場でのトラブル

社員同士のコミュニケーションが円滑な職場もあれば、深刻なほど不足している企業も中にはあります。
横の繋がりが薄い職場は、コミュニケーションが不足しやすいと言われますが、トラブルが起こったり、経営への影響も生じるため注意が必要です。

特に大きなリスクとなるのが、会社と社員の意識に乖離が出来てしまうことでしょう。
会社が掲げるビジョンや理念が社員へ伝わらないと、業務への意気込みや考えに対して違いが生じてしまいます。
結果的に企業業績に影響するほか、社員の離職へと繋がってしまうおそれもあるのです。

また、企業文化を作り上げていく上でもコミュニケーションが欠かせないでしょう。
コミュニケーションが不足している状態と、会社に対する社員の意識低下へと繋がってしまいます。
その結果、企業が目指す文化・風土を作り上げることができず、当初のビジョン変更を余儀なくされるでしょう。
意識が低い社員が増えてしまうため、経営自体に影響が出る危険もあるのです。

企業を安定に経営していく上で、コミュニケーションは重要な役割を果たします。
将来のことも考え、社員がコミュニケーションを取りやすい環境を整えることをおすすめします。

仕事場のコミュニケーションを高めることで得られる3つのこと

コミュニケーションの効果

①面倒くさがらず挑戦できる

生産性を高めるために必要なことが、何事にも臆しない点です。

プロジェクトやタスクによっては過大な目標が設定されることもありますが、それを面倒に感じてはいけません。
面倒に感じれば感じるほど生産性が落ちてしまい、効率も大幅に悪くなってしまうのです。
結局数字も上がらず、結果が出ることも無くなるでしょう。

どのような仕事などにせよ、面倒くさがらずにチャレンジすることを心がけるべきです。
チャレンジ精神があればモチベーションをアップさせられるうえ、長期に渡って維持することもできるでしょう。

さらに、チーム内のコミュニケーションが円滑にできていれば、切磋琢磨する気持ちが働き、モチベーションを高く維持しやすくなります。

逆に面倒だからと先送りにすると、それだけ後々の負担が増えるだけです。
モチベーションも上がらず、仕事をダラダラ続けることになるでしょう。

面倒だと感じる仕事などは決して少なくありません。
しかし、そのような場合でもチームのメンバーの力を借りて積極的に挑戦することが生産性アップに繋がります。

②明確な目標を設定できる

何らかのプロジェクトやタスクで、明確な目標を立てないまま実行に移すパターンも珍しくはないでしょう。
しかし、何の目標も立てずに実行へ移してしまうと、途中でモチベーションが下がり、生産性のダウンへと繋がるおそれがあります。

仕事での生産性を高めるならば、明確な目標が不可欠といっても過言ではありません。
上で述べた通り、モチベーションに多大な影響を及ぼし、生産性が下がる結果を招くからです。

目標がないプロジェクトなどの場合、途中で妥協したり、のんびりと進めてしまうのが一般的です。
逆に目標を設定しておけば、それを達成するための効率化を検討したり、ペースも上がっていくでしょう。
社員の士気やモチベーションの維持にも繋がります。

チーム内のコミュニケーションが円滑だと、共通の最終目的を達成するために自分に求められることを実現する目標を立てるようになります。

また、他者の目標設定に対しての進捗などにも興味を持つようになり、結果として仕事の生産性を上げることになります。

なお、目標は曖昧なものに設定すると結果は同じです。
必ず明確に、数値などの目標を立てておくと良いでしょう。

③他人に頼ることができる

タスクなどを全て自分でこなす方も少なくありませんが、それが効率的かどうかは話が別です。

自分で全部解決しようとすると、その分時間を要しますし、場合によっては他の仕事へ影響を及ぼす可能性もあります。
このため、自分だけで行おうとせず、時には他人へ頼ることも検討しましょう。

普段からチーム内のコミュニケーションが円滑であれば、深刻な状況になる前に相談することもできるし、アドバイスを得ることも容易にできますよね。

他人へ頼るのは気が引ける、という方もいらっしゃると思います。

確かに他の人も自分のタスクがあるため、申し訳ないという気持ちが大きくなるかもしれません。
気を使うことにもなりますので、自分で完結するなら自分で行うのが望ましいでしょう。

しかし、どうしようもない時には他人の力を頼るべきです。
そのような状態の時は、自分一人で行っても生産性が下がってしまうだけなのです。

自分だけでは無理、と判断した時は、信頼のおける社員へ相談し、仕事を分担することをおすすめします。

おすすめのコミュニケーション方法

どのようなコミュニケーション方法を取り入れるべきか、非常に悩ましい問題ですが、不足しがちな職場こそ以下の4つを導入してみると良いでしょう。

「部署内での合同ランチ」
最もコミュニケーションを深めやすい時間帯がランチタイムです。

昼休みは全社員が一斉に休憩へ入るため、コミュニケーションの場に活用できます。
部署の社員全員で合同ランチを行えば、普段話さない社員同士も話しやすい環境が生まれます。
特に社員食堂がある環境なら、開催のハードルも低くなるでしょう。
ただ、社員の予定等も関わってくるため、全員のスケジュールを聞いて調整するか、月1回程度の開催にしておきましょう。

「定期的な社内イベント・レクリエーション」
社内で何らかのイベントを開催したり、レクリエーションを実施するのもおすすめです。

社員旅行やスポーツ・クイズ大会、ハロウィンやクリスマスイベントなど、様々な企画を検討してみてはいかがですか?
これらは多数の社員が参加できるため、コミュニケーションを深める手段として最適です。
定期的に開催すれば、社員のモチベーションアップにも繋がるでしょう。

「社内報の発行」
社内報は、社内でのみ発行されるフリーペーパーのような役割を持っています。
一般には固い内容のコンテンツが多いですが、企画次第では社員同士の繋がりを広げやすいのです。

例えば一般社員のインタビューを掲載したり、上司と部下の座談会風コンテンツを作ってみるのも良いでしょう。
こうしたコンテンツを作れば、社内報をきっかけに社員同士の交流が深まる可能性もあります。

「社内コミュニケーションツールの活用」
現在は様々なSNSを楽しめる時代ですが、これを社内のコミュニケーションに活用するのも良いでしょう。
企業向けのコミュニケーションツールやSNSは、多数のサービスが提供されています。

こうしたツールはプロジェクト管理などに使われる場合が多いですが、コミュニケーションを取る際にも有用です。
特に社内のICT化とセットで進めると簡単に導入できますので、検討してみてはいかがでしょうか。

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