仕事の効率を上げるために欠かせないのがタスク管理ですが、導入すれば能率が上がるとは限りません。
正しくタスク管理ができる人ほど、残業が少なく自分のペースで仕事ができています。
仕事の能率を高めるなら、タスクの管理方法自体を工夫してみましょう。
進捗状況をこまめにチェックしたり、不測の事態に備えた管理方法が何よりも重要です。
ここでは、自分の時間を作り出すためのタスク管理に必要な考え方やテクニックの基本をお伝えします。
初めのうちはタスクを前日に設定し翌朝再度確認
タスクをしっかり把握していなければ、仕事の能率もガクンと落ちてしまいます。
タスクの設定は前日に行い、翌朝再確認するのがおすすめです。
忘れないように早めにタスクを設定していても、タスクを設定することに満足して忘れてしまう恐れがあるからです。
前日に設定すれば、やるべきタスクを忘れずに済みます。
もちろん当日の確認も重要ですので、翌朝再チェックして間違いがないことを確認する必要があります。
この2つを習慣にしておけば、自然と仕事の能率を上げるタスク管理ができるようになるでしょう。
なお、タスクを設定する際は所要時間も考慮しなくてはいけません。どのタスクにどの程度時間が必要かを考え、適切に設定するようにしましょう。
しかし、本来は各タスクの時間に余裕を持たせることが重要ですよね。
短すぎても焦りが出たり、後々に大きな影響が出てしまうため、少し時間に余裕を持って設定し、無理が生じないようにしましょう。
仮に時間が余った場合、次回以降タスクを組む際は短めにすると良いでしょう。
仕事に慣れてきて、多くのタスクをマルチでこなす必要がある場合には、早めのタスク設定を行いながら日々の進捗を管理していくようにしていきましょう。
急なタスクの対処方法はコレ
ただ、いつでも想定どおりにタスクが進むとは限りません。
急に緊急の高いタスクが降ってくるなど、スケジュールに狂いが生じるパターンも考えられます。
もし急なタスクが発生した時は、作業時間を正確に見積もってから判断すると良いでしょう。
例えば急に生じたタスクの作業時間が3～5分程度で終わりそうな場合、生じた時にすぐ処理したり対処すれば問題ありません。
多少スケジュールに狂いが出ますが、影響は少なくて済むでしょう。
逆に急なタスクが時間を要する物であれば、後回しにしてしまうのがおすすめです。
現在進行形のタスクを中断するよりも、急なタスクの内容をメモなどを取っておき、一通り終わった後に処理したほうが効率が良いことが多いです。
現在進行形のタスクを集中して行い、その後次のタスクに取り掛かった方が結果的にスケジュールが大きく狂うことは少なくなります。
ただし、緊急性の高いタスクであれば、必要な時間の有無に関わらず早めに処理する必要があります。
そのようなときには、現在取り組んでいるタスクを中断するときには、状況を整理して管理おくようにしましょう。
長期的なタスクも頭に入れておく
日々のタスクは重要性の高いものや、期日が近いものから処理すべきです。
直近のタスクのほうが緊急性は高いものの、長期的なタスクも頭には入れておきましょう。
こうしたタスクも頭の隅に入れておけば、直前になってから慌てずに済むみます。
事前に準備しておくことで、スケジュールを組みやすくなるため、把握しておくことをおすすめします。
なお、期日が先でも重要度が高いタスクであれば、早めに行うことも重要です。
期日は、あくまでも最終的な期限ですから、長期的なタスクでも作業時間を要しない場合には早めに仕上げてしまうことで、結果的に他のタスクの効率を上げることができます。
特に長期的なタスクは規模や作業量が大きいことが多いため、タスクを分解して何日かに分け、少しずつ処理するなどの工夫をすることで他のタスクと同時進行することができます。
Doingリストを有効活用
ここまでで、マルチタスクに関することにも触れましたが、本来タスク管理は1つのタスクをどのように効率化するのかが重要になります。
そこで活用したいのが、Doingリストです。
Doingリストとは、現在行っているタスクなどをまとめたメモのことを言います。
1枚のメモにやること一覧を処理順にリスト化し、終わったものから斜線で消したり、チェックを入れていきます。
更にメモは2分割し、左に処理すべき順にリストを書き、右側に急なタスク（割り込み）を書き入れていきます。
アナログな方法かもしれないですが、手元のメモで確認できるため、各タスクに集中できるのが何よりの強みです。
集中力を高め、かつ仕事の能率を上げられる最適な手法と言えるでしょう。
あなたの1日のタスクを管理するのならDoingリストを活用することで、一気に効率化することができます。